Une borne d'accueil pour les moments où le comptoir est vide

Accueil visiteurs : les minutes où personne n'est disponible

Dans une petite structure, l'accueil n'est pas un poste. C'est la personne la plus proche de la porte au moment où elle s'ouvre. Pendant une visite, un essai ou un rendez-vous client, cette personne n'existe plus.

Le visiteur qui entre à ce moment-là a souvent une question simple. Est-ce qu'on prend sans rendez-vous ? Combien de temps faut-il attendre ? Est-ce que le dossier qu'il a déposé est arrivé ? Sans réponse, il ressort. Avec une borne d'accueil, il a quelque chose à faire pendant que vous terminez.

Comment le visiteur s'en sert

La borne affiche un QR code et une phrase d'invitation. Le visiteur le flashe avec l'appareil photo de son téléphone : pas d'application, pas de compte. Il parle ou écrit, à son choix, et l'assistant répond, dans sa langue, avec les informations que vous avez chargées. À l'accueil, il peut aussi parler directement à la borne.

S'il veut un rendez-vous ou être rappelé, il laisse son nom et son téléphone ou son e-mail. Vous retrouvez ces demandes chaque matin. S'il préfère attendre, il sait au moins ce qu'il peut préparer en attendant.

Le même QR code peut aussi être imprimé sur un chevalet dans la salle d'attente, pour ceux qui sont déjà assis.

Les informations d'accueil à confier à l'assistant

Une borne d'accueil répond surtout à des questions pratiques. Elles se ressemblent d'un jour à l'autre, ce qui les rend faciles à préparer. Vous les envoyez par fichier ou par lien, Kiosky les charge en une journée.

• Vos horaires, y compris les jours de fermeture et les horaires d'été
• Ce qui se fait sans rendez-vous et ce qui en demande un
• Les documents à apporter pour une démarche courante
• Vos services, vos tarifs publics et vos délais habituels
• L'accès : parking, étage, accès pour les personnes à mobilité réduite
• Les questions que votre équipe entend dix fois par semaine, avec la réponse que vous donnez

Totem tablette ou support de comptoir

À l'entrée, le pack le plus adapté est la borne d'accueil MacLocks PowerMove BrandMe : la tablette est amovible et se recharge sur la borne, le panneau est à vos couleurs. Elle coûte 1 650 € HT la première année, licence comprise.

Si vous avez déjà un comptoir où les gens se présentent, le support de comptoir MacLocks Rise suffit : charge sans fil, tête amovible, 1 490 € HT la première année. Dans les deux cas le support vous reste, et la tablette n'est pas fournie. Une affiche plastifiée posée sur le comptoir fonctionne aussi, aucun matériel n'est imposé.

Placez la borne là où le regard tombe en entrant, pas derrière la porte ni à côté de la sortie. Un visiteur qui doit chercher l'accueil ne cherchera pas la borne.

Borne d'accueil tactile : pourquoi passer par le téléphone

Une borne d'accueil tactile oblige le visiteur à se tenir devant l'écran, à toucher ce que d'autres ont touché, et à attendre son tour quand deux personnes arrivent ensemble. Avec un QR code, chacun s'assoit dans la salle d'attente et pose sa question depuis sa chaise, à l'oral ou par écrit. La page borne interactive revient en détail sur ce choix.

Le téléphone affiche aussi le texte à la taille que le visiteur a choisie, ce qui compte pour ceux qui lisent mal de près.

Ce que la borne ne remplace pas

Elle ne prévient pas un collaborateur en temps réel. Les demandes laissées arrivent avec le récapitulatif du matin, pas sur le téléphone du conseiller pendant qu'il est en rendez-vous. Elle ne gère pas de file d'attente, ne délivre pas de ticket et ne prend pas de rendez-vous dans un agenda.

Elle ne connaît que ce que vous lui avez donné. Pour un visiteur inquiet ou une situation délicate, rien ne remplace quelqu'un qui lève la tête et dit bonjour. La borne couvre les minutes où ce n'est pas possible.