Un tótem de bienvenida para los momentos en que el mostrador está vacío

Atención a visitantes: los minutos en que nadie está libre

En un negocio pequeño, la recepción no es un puesto. Es la persona que está más cerca de la puerta cuando se abre. Durante una visita, una prueba o una cita con un cliente, esa persona deja de existir.

Quien entra en ese momento suele tener una pregunta sencilla. ¿Atienden sin cita? ¿Cuánto hay que esperar? ¿Ha llegado la documentación que dejé? Sin respuesta, se va. Con un tótem de bienvenida, tiene algo que hacer mientras usted termina.

Cómo lo usa el visitante

El tótem muestra un código QR y una frase que invita a usarlo. El visitante lo escanea con la cámara del móvil: sin aplicación, sin cuenta. Habla o escribe, como prefiera, y el asistente responde, en su idioma, con la información que usted ha cargado. En recepción también puede hablar directamente con el tótem.

Si quiere una cita o que le llamen, deja su nombre y su teléfono o su correo. Usted encuentra esas solicitudes cada mañana. Si prefiere esperar, al menos sabe qué puede ir preparando.

El mismo código QR se puede imprimir en un cartel de sobremesa en la sala de espera, para quien ya está sentado.

La información de recepción que conviene darle al asistente

Un tótem de bienvenida responde sobre todo a preguntas prácticas. Se repiten de un día a otro, y eso las hace fáciles de preparar. Las envía por archivo o por enlace, y Kiosky las carga en un día.

• Su horario, incluidos los días de cierre y el horario de verano
• Lo que se atiende sin cita y lo que necesita cita
• Los documentos que hay que traer para un trámite habitual
• Sus servicios, sus precios públicos y sus plazos habituales
• El acceso: aparcamiento, planta, accesibilidad para personas con movilidad reducida
• Las preguntas que su equipo oye diez veces por semana, con la respuesta que usted da

Tótem con tableta o soporte de mostrador

En la entrada, el pack más adecuado es el tótem MacLocks PowerMove BrandMe: la tableta es extraíble y se recarga en el propio tótem, y el panel lleva sus colores. Cuesta 1.650 € + IVA el primer año, licencia incluida.

Si ya tiene un mostrador donde la gente se presenta, basta con el soporte de mostrador MacLocks Rise: carga inalámbrica, cabezal extraíble, 1.490 € + IVA el primer año. En los dos casos el soporte es suyo y la tableta no está incluida. Un cartel plastificado sobre el mostrador también funciona, no hay ningún material obligatorio.

Coloque el tótem donde cae la mirada al entrar, no detrás de la puerta ni junto a la salida. Un visitante que tiene que buscar la recepción no va a buscar el tótem.

Tótem de recepción táctil: por qué pasar por el móvil

Un tótem de recepción táctil obliga al visitante a quedarse delante de la pantalla, a tocar lo que otros han tocado y a esperar su turno cuando llegan dos personas a la vez. Con un código QR, cada uno se sienta en la sala de espera y pregunta desde su silla, de viva voz o por escrito. La página del tótem interactivo explica esta elección en detalle.

El móvil, además, muestra el texto al tamaño que el visitante ha elegido, algo que importa a quien lee mal de cerca.

Lo que el tótem no sustituye

No avisa a un compañero en tiempo real. Las solicitudes llegan con el resumen de la mañana, no al móvil del asesor mientras está en una cita. No gestiona colas, no da números de turno y no apunta citas en una agenda.

Solo conoce lo que usted le ha dado. Ante un visitante preocupado o una situación delicada, nada sustituye a alguien que levanta la cabeza y dice buenos días. El tótem cubre los minutos en que eso no es posible.