Un chatbot para hoteles que atiende cuando recepción duerme

Las preguntas de los huéspedes después de las 22 h

El recepcionista de noche se sabe la lista de memoria. Casi nunca son urgencias, casi siempre son preguntas cuya respuesta está escrita en algún sitio, en una carpeta que nadie abre:

• ¿Cuál es la clave del wifi, y por qué no funciona en la 214?
• ¿A qué hora abre el desayuno, y cuánto cuesta si no está incluido?
• ¿El aparcamiento cierra por la noche? ¿Dónde dejo el coche mañana temprano?
• ¿Hasta qué hora hay que dejar la habitación? ¿Se puede salir más tarde?
• ¿Queda algún sitio abierto para cenar por la zona?
• ¿Puedo dejar las maletas después de la salida?

Un conserje digital para su hotel, escrito por usted

El asistente lee lo que usted le confía. Le da los horarios de cada servicio, los precios de los extras (aparcamiento, desayuno, cama supletoria), la norma sobre mascotas, la hora de salida y lo que acepta para un late check-out. Añade las direcciones que de verdad recomienda: la panadería que abre temprano, el restaurante que sirve después de las 23 h, la parada de taxis.

La puesta en marcha se hace en un día a partir de un documento o de una página de su web. El código QR va en la tarjeta de la habitación, en el ascensor, junto a la puerta del comedor. ¿Cambia algo a mitad de temporada? Lo corrige desde el móvil, sin reimprimir nada.

El huésped japonés, la pareja alemana, la familia británica hacen su pregunta en su idioma y reciben la respuesta en su idioma. Para la atención a clientes extranjeros en general hay una página dedicada.

En el mostrador de recepción: qué soporte elegir

En las habitaciones basta con una tarjeta impresa con el código QR. En recepción, un soporte visible recuerda el servicio a quien llega tarde y a quien espera su taxi a las 5 h. El pack recomendado es el soporte de mostrador MacLocks Rise, por 1.490 € + IVA el primer año con la licencia: carga inalámbrica y cabezal extraíble que el equipo puede girar hacia el cliente.

Para un vestíbulo grande, el tótem de bienvenida MacLocks PowerMove BrandMe, por 1.650 € + IVA el primer año, lleva un panel con sus colores y carga la tableta que se apoya en él. En los dos casos la tableta no está incluida y el soporte es suyo. También puede usar una pantalla que el hotel ya tenga.

Los años siguientes solo paga la licencia, 1.190 € + IVA al año por tótem.

Lo que el huésped le deja, y qué hace usted con ello

Cuando un huésped quiere algo que depende de usted, como salir a las 14 h o reservar mesa para el día siguiente, el asistente le propone dejar su nombre y su teléfono o su correo. La solicitud le llega por la mañana, con la pregunta exacta. Así el turno de mañana sabe, antes del primer café, quién espera respuesta y sobre qué.

Las preguntas que se quedaron sin respuesta llegan en el mismo envío. Muestran lo que falta en sus instrucciones: alguien que pregunta dónde cargar su coche eléctrico, otro que quiere saber si el gimnasio abre el domingo. Usted añade el dato una vez, y el asistente se lo dará al siguiente.

Este funcionamiento también sirve a los establecimientos sin recepción de noche. En un hostal donde la recepción cierra a las 21 h, quien llega tarde encuentra sus respuestas sin tener que llamar al dueño.

Los límites, dichos con claridad

Kiosky no sustituye al recepcionista de noche. No gestiona urgencias: un huésped con un problema real debe tener a la vista el teléfono de guardia, y ese es el número que el asistente le dará si usted lo ha escrito.

No reserva nada, no cobra nada y no cambia ninguna habitación. No concede un late check-out: transmite la petición. Y solo conoce sus instrucciones. Si el desayuno cambia de horario y la ficha no se corrige, dará el horario antiguo.