Um chatbot para hotel na receção quando ela dorme

As perguntas dos hóspedes depois das 22h

Quem faz a receção da noite conhece a lista de cor. Raramente são urgências. Quase sempre são perguntas cuja resposta está escrita algures, numa pasta que ninguém abre:

• Qual é a senha do Wi-Fi, e porque não funciona no quarto 214?
• A que horas abre o pequeno-almoço, e quanto custa se não estiver incluído?
• O parque fecha à noite? Onde deixo o carro amanhã de manhã?
• Até que horas tenho de deixar o quarto? Posso sair mais tarde?
• Ainda há algum sítio aberto para jantar aqui perto?
• Posso deixar a bagagem depois do check-out?

Um concierge digital de hotel, escrito por si

O assistente lê o que lhe confia. Dá-lhe os horários de cada serviço, os preços dos extras (estacionamento, pequeno-almoço, cama extra), a regra sobre animais, a hora de check-out e o que aceita para uma saída tardia. Acrescenta as moradas que recomenda de facto: a padaria que abre cedo, o restaurante que serve depois das 22h, a praça de táxis.

A instalação faz-se num dia, a partir de um documento ou de uma página do seu site. O código QR vai no cartão do quarto, no elevador, junto à porta da sala do pequeno-almoço. Uma informação muda a meio da época? Corrige-a no telemóvel, sem voltar a imprimir.

O hóspede japonês, o casal alemão, a família espanhola fazem a pergunta na sua língua e recebem a resposta na sua língua. Para o acolhimento de clientes estrangeiros em geral, há uma página dedicada.

No balcão da receção: que suporte escolher

Nos quartos, basta um cartão impresso com o código QR. Na receção, um suporte visível lembra o serviço a quem chega tarde e a quem espera o táxi às 5h. O pack recomendado é o suporte de balcão MacLocks Rise, a 1490 € + IVA no primeiro ano, licença incluída: carregamento sem fios e cabeça amovível que a equipa pode virar para o hóspede.

Para um átrio grande, o quiosque MacLocks PowerMove BrandMe, a 1650 € + IVA no primeiro ano, tem um painel com as suas cores e carrega o tablet pousado nele. Em ambos os casos, o tablet não está incluído e o suporte é seu. Também pode usar um ecrã que o hotel já tenha.

Nos anos seguintes, paga apenas a licença: 1190 € + IVA por ano e por quiosque.

O que o hóspede lhe deixa, e o que faz com isso

Quando um hóspede quer algo que depende de si, como sair às 14h ou reservar mesa para o dia seguinte, o assistente propõe-lhe deixar nome e telefone ou e-mail. O pedido chega-lhe de manhã, com a pergunta exata. A equipa da manhã sabe, antes do primeiro café, quem espera resposta e sobre o quê.

As perguntas que ficaram sem resposta chegam no mesmo envio. Mostram o que falta nas suas instruções: um hóspede que pergunta onde carregar o carro elétrico, outro que quer saber se o ginásio abre ao domingo. Acrescenta a informação uma vez, e o assistente dá-la-á ao próximo.

Isto serve também para casas sem rececionista de noite. Num pequeno hotel ou numa guest house em que a receção fecha às 21h, o hóspede que chega tarde encontra as respostas sem tocar à campainha do dono.

Os limites, ditos com franqueza

O Kiosky não substitui o rececionista da noite. Não trata urgências: um hóspede com um problema real tem de ter à vista o número da noite, e é esse número que o assistente lhe dará, se o tiver escrito.

Não reserva nada, não cobra nada e não muda ninguém de quarto. Não concede uma saída tardia: encaminha o pedido. E só conhece as suas instruções. Se o pequeno-almoço mudar de horário e a ficha não for corrigida, dará o horário antigo.