Ein Empfangsterminal für die Momente, in denen der Tresen leer ist

Besucherempfang: die Minuten, in denen niemand frei ist

In einem kleinen Betrieb ist der Empfang keine Stelle. Es ist die Person, die gerade der Tür am nächsten ist, wenn sie aufgeht. Während einer Besichtigung, einer Probefahrt oder eines Kundentermins gibt es diese Person nicht.

Wer in diesem Moment hereinkommt, hat oft eine einfache Frage. Geht das ohne Termin? Wie lange muss ich warten? Sind die Unterlagen angekommen, die ich abgegeben habe? Ohne Antwort geht er wieder. Mit einem Empfangsterminal hat er etwas zu tun, während Sie fertig werden.

Wie der Besucher es nutzt

Das Terminal zeigt einen QR-Code und einen einladenden Satz. Der Besucher scannt ihn mit der Handykamera: keine App, kein Konto. Er spricht oder schreibt, wie er möchte, und der Assistent antwortet, in seiner Sprache, mit den Informationen, die Sie hinterlegt haben. Am Empfang kann er auch direkt mit dem Terminal sprechen.

Will er einen Termin oder einen Rückruf, hinterlässt er Namen und Telefonnummer oder E-Mail. Sie finden diese Anfragen jeden Morgen. Wartet er lieber, weiß er wenigstens, was er in der Zwischenzeit vorbereiten kann.

Derselbe QR-Code kann auch auf einen Tischaufsteller im Wartebereich gedruckt werden, für alle, die schon sitzen.

Die Empfangsinformationen für den Assistenten

Ein Empfangsterminal beantwortet vor allem praktische Fragen. Sie ähneln sich von Tag zu Tag, deshalb sind sie leicht vorzubereiten. Sie schicken sie als Datei oder Link, Kiosky lädt sie an einem Tag.

Fangen Sie klein an. Notieren Sie eine Woche lang die Fragen, die am Empfang gestellt werden, und schicken Sie uns diese Liste mit Ihren Antworten. Das ist meist schon die halbe Einrichtung.

• Ihre Öffnungszeiten, einschließlich Schließtage und Sommerzeiten
• Was ohne Termin geht und was einen braucht
• Die Unterlagen, die man für einen üblichen Vorgang mitbringt
• Ihre Leistungen, Ihre öffentlichen Preise und Ihre üblichen Fristen
• Der Zugang: Parkplatz, Etage, barrierefreier Zugang
• Die Fragen, die Ihr Team zehnmal pro Woche hört, mit der Antwort, die Sie geben

Empfangsstele oder Thekenhalterung

Am Eingang passt am besten die Stele MacLocks PowerMove BrandMe: Das Tablet ist abnehmbar und wird auf der Stele geladen, das Paneel trägt Ihre Farben. Sie kostet 1.650 € zzgl. MwSt. im ersten Jahr, Lizenz inklusive.

Haben Sie schon einen Tresen, an dem sich die Leute melden, reicht die Thekenhalterung MacLocks Rise: kabelloses Laden, abnehmbarer Kopf, 1.490 € zzgl. MwSt. im ersten Jahr. In beiden Fällen bleibt die Halterung Ihre, und das Tablet ist nicht inbegriffen. Ein laminiertes Schild auf dem Tresen funktioniert auch, keine Hardware ist vorgeschrieben.

Stellen Sie das Terminal dorthin, wo der Blick beim Eintreten hinfällt, nicht hinter die Tür und nicht neben den Ausgang. Wer den Empfang suchen muss, sucht das Terminal nicht.

Empfang per Touchscreen: warum über das Handy

Ein Touchscreen am Empfang zwingt den Besucher, vor dem Bildschirm zu stehen, anzufassen, was andere angefasst haben, und zu warten, wenn zwei Leute gleichzeitig kommen. Mit einem QR-Code setzt sich jeder in den Wartebereich und stellt seine Frage vom Stuhl aus, mündlich oder schriftlich. Die Seite zum Infoterminal geht ausführlich auf diese Entscheidung ein.

Das Handy zeigt den Text außerdem in der Größe, die der Besucher eingestellt hat. Das zählt für alle, die in der Nähe schlecht lesen.

Was das Terminal nicht ersetzt

Es benachrichtigt keinen Mitarbeiter in Echtzeit. Hinterlassene Anfragen kommen mit der Zusammenfassung am Morgen, nicht auf das Handy des Beraters, während er im Termin sitzt. Es verwaltet keine Warteschlange, druckt keine Wartenummer und trägt keinen Termin in einen Kalender ein.

Es kennt nur, was Sie ihm gegeben haben. Für einen besorgten Besucher oder eine heikle Situation ersetzt nichts einen Menschen, der aufschaut und Guten Tag sagt. Das Terminal deckt die Minuten ab, in denen das nicht geht.

Sehen Sie es als Ergänzung zu Ihrem Team, nicht als Ersatz. Wer gerne persönlich empfangen wird, wird weiterhin persönlich empfangen, sobald jemand frei ist.