Un livret d'accueil digital qu'on interroge

23 h, le voyageur est devant la porte

Son train avait du retard. Il est devant l'immeuble, la valise à la main, et ne trouve pas la boîte à clés. Il vous écrit. Vous êtes au cinéma, ou vous dormez, ou vous gérez trois arrivées en même temps.

S'il a flashé le QR code envoyé avec sa confirmation, il demande « où est la boîte à clés ? » et reçoit la réponse que vous avez écrite : à droite de la porte cochère, derrière le compteur, code 4 chiffres. En allemand s'il parle allemand. Il entre sans vous avoir réveillé.

Pourquoi le livret d'accueil Airbnb classique ne suffit pas

Le PDF de bienvenue est complet. C'est justement le problème : personne ne le lit. Le voyageur pose sa question par message, parce que c'est plus rapide pour lui, et c'est vous qui cherchez la réponse dans votre propre livret.

Ici, le voyageur pose la question à voix haute ou par écrit, avec ses mots, « comment on allume le four ? » ou « la plage la plus proche à pied ? », et l'assistant va chercher dans vos consignes la partie qui répond. Le contenu reste le vôtre. Seule la façon d'y accéder change.

Vous gardez aussi la main sur le ton. Si vous tutoyez vos voyageurs dans vos messages, ou si vous tenez à rappeler que le logement est non-fumeur avant même qu'on le demande, écrivez-le dans la fiche. L'assistant ne sort pas de ce cadre.

Les consignes à écrire pour chaque logement

Chaque logement a sa fiche et son QR code. Voici ce que les voyageurs demandent vraiment, et qu'il faut donc écrire :

• L'accès : adresse exacte, emplacement de la boîte à clés, code du portail, étage, place de stationnement.
• Le wifi : nom du réseau, mot de passe, où se trouve la box si elle doit être redémarrée.
• Les appareils : plaque de cuisson, four, lave-linge, climatisation ou chauffage, volets électriques.
• Les déchets : où sont les bacs, quel tri, quel jour passe la collecte.
• Le départ : heure, ce qu'il faut faire des draps et de la vaisselle, où laisser les clés.
• Le règlement : animaux, fumeurs, bruit après une certaine heure, nombre de personnes.
• Vos adresses : boulangerie, marché, pharmacie, plage, parking public.

Pour une conciergerie : un QR code par logement

Si vous gérez vingt ou cinquante logements, le travail ne change pas d'échelle : vous envoyez vos fiches, en lien ou en fichier, Kiosky les met en place en une journée et chaque logement reçoit son QR code. Le tarif se calcule par logement, sur demande.

Les questions sans réponse et les demandes de contact vous arrivent chaque matin, regroupées. Un vrai problème urgent, une fuite ou une porte qui ne s'ouvre pas, vous arrive tout de suite. Un propriétaire change le code wifi ? Vous corrigez la fiche depuis votre téléphone.

La démo publique de la page d'accueil montre un appartement à Saint-Malo : vous pouvez lui poser les questions d'un voyageur avant de décider.

Matériel : dans un logement, une affiche suffit

Dans un appartement loué à la semaine, une tablette n'a rien à faire. Le QR code imprimé et collé à l'entrée, sur le frigo ou dans le cadre du miroir, fait le travail. Le voyageur utilise son propre téléphone.

Le matériel devient utile si vous avez un local d'accueil, une agence de conciergerie où les voyageurs passent récupérer les clés. Le support de comptoir MacLocks Rise, à 1 490 € HT la première année licence comprise, ou le bras flexible Arkon à pince, à 1 190 € HT avec le bras offert, affichent le service sur le comptoir. La tablette n'est pas fournie.

Ce que le livret d'accueil numérique ne fait pas

Il ne remet pas les clés, n'encaisse pas la caution et ne prend aucune réservation. Il ne connaît que vos consignes : si le code du portail a changé et que la fiche dit l'ancien, le voyageur reste dehors. Il vous signale un problème urgent, mais quelqu'un devra quand même se déplacer.